FAQ’s Profilpflege

Ist ein Mitarbeiterfoto in der Mitarbeiterdatenbank vorhanden, wird es automatisch angezeigt. Es kann aber auch per Klick auf den Stift im Bild (Mouse Over) eingefügt oder mit Klick auf den Mülleimer entfernt werden.

Da unsere Profile Grundlage für Bewerbungen bei Kunden sind, empfiehlt es sich, hier keine Fantasie-, Urlaubsbilder oder Comicfiguren u.ä. einzufügen.

Klick auf den Stift öffnet ein Fenster mit den Buttons „Abbrechen“ oder „Datei auswählen“, hier kann man ein eigenes Bild ins Profil hochladen.

Ein bestehender Lebenslauf kann mit Klick auf „CV“ in ProfileMap übertragen werden (z.Zt. werden .docx und .pdf unterstützt).  Der Lebenslauf kann mit Drag & Drop in das Profil gezogen oder mit „Hochladen“ in ProfileMap integriert werden. In einem Folgefenster werden dann vom System erkannte Kompetenzen und Sprachen angezeigt, diese können dann auch mit Klick auf das Mülleimersymbol gelöscht werden. Klick auf „Fertig“ speichert die Angaben im Profil ab.

Mit Klick auf das Papierblattsymbol mit Pfeil wird ein Fenster geöffnet, in dem man sich für ein PowerPoint-Kurzprofil oder ein WORD-Langprofil entscheiden kann. Ein Klick auf das jeweilige Symbolbild öffnet eine weitere Seite, in dem eine Auswahl aus Vorlagen getroffen werden kann. Gezielt kann eine Vorlage auch über das „Suche nach Vorlagen“-Feld aufgerufen werden. Im Feld „Geschäftseinheiten“ steht voreingestellt der Firmenteil, zu dem man gehört. Werden spezielle Skills für Projektteilnehmer gesucht, können hier auch andere Geschäftseinheiten ausgewählt werden (z.B. von Projektmanagern).

Auf dieser Seite kann über Wechsel bei „Art“ von Lang- auf Kurzprofil die jeweilige Liste de Vorlagen aufgerufen werden, ohne die Seite zu verlassen.

Klick auf „Weiter“ öffnet die nächste Seite, sie dient zur spezifischen Auswahl von Profildaten. Skills, Projekte, Berufserfahrung und Kompetenzschwerpunkte können nach Bedarf selektiert werden. Mit „Weiter können auf der letzten Seite Kundennamen ausgeblendet werden.

Im Bereich Kompetenzen ist bereits eine große Auswahl hinterlegt. Eine persönliche Auswahl kann über Klick auf den Stift neben dem Titel „Kompetenzen“ getroffen werden. Der Stift ist nur sichtbar, wenn sich der Mauszeiger im Bereich „Kompetenzen“ befindet.
Ein Klick auf den Stift öffnet das Fenster „Kompetenzen bearbeiten“, wobei im linken Teil in der Wissensbasis alle bisher aufgelisteten Skills mit Unterzuordnungen auswählbar sind. Wird der Mauszeiger auf ein passendes Objekt geführt, erscheint dahinter ein Button „Hinzufügen“, welcher die Auswahl in den rechten Teil des Fensters überträgt. Automatisch wird dem ausgewählten Skill ein roter Punkt zugeordnet (= Basiskenntnisse), der Anwender kann dann eine andere Kenntnisauswahl bis zu vier Punkten (= Experte) vergeben.

Die Anzeige der Skills kann variabel angezeigt werden:

• Button „BSU“: für die jeweilige Business Unit zutreffende Skillkategorien und Skills
• „Alle“ (voreingestellt): für sämtliche Skills einheitenübergreifend

Kann man Kompetenzen nicht finden, besteht über die Nutzung des Feldes „Suche“ die Möglichkeit einer Anzeige. Ist die gesuchte Kompetenz trotzdem nicht vorhanden, kann über „Vorschlagen“ ein Datensatz mit

• genauer Skillbezeichnung,
• erklärender Webadresse und
• kurzer Beschreibung

eingegeben werden. Dieser Datensatz wird dann überprüft (s. 2.1 Vorgeschlagene Fähigkeiten: skills)

Hat man einen Kompetenzen versehentlich angelegt, muss man über „Kompetenzen“ (Stift), „Kompetenzen bearbeiten“ zu „Vorhandene Kompetenzen“ gehen. Dort kann über das Mülleimer-Symbol (Mouse Over vor den Kompetenzpunkten) die Kompetenz entfernt und die Aktion mit „Fertig“ bestätigt werden.

Zugang erfolgt über „Kompetenzen“ (Stift), „Kompetenzen bearbeiten“ zu „Vorhandene Kompetenzen“. Dort können mit anklicken die Punkte geändert, sowohl hinzugefügt als auch entfernt werden. Die Aktion wird mit „Fertig“ bestätigt.

Zugang erfolgt über „Sprachen“ (Stift), „Sprachen bearbeiten“ zu „Vorhandene Sprachen“. Dort können mit anklicken die Punkte geändert, sowohl hinzugefügt als auch entfernt werden. Die Aktion wird mit „Fertig“ bestätigt.

Eine Auswahl von Sprachen sollte erfolgen, wenn man mindestens Grundkenntnisse in ihnen hat. Dazu wird das Stiftsymbol neben „Sprachen“ angeklickt. Im Fenster „Sprachen bearbeiten“ kann im linken Bereich „Wissensbasis“ eine Sprache mit „+ Hinzufügen“ nach rechts in den Bereich „Vorhandene Sprachen“ übertragen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, eine gesuchte Sprache im Suchfeld unter „Wissensbasis“ einzugeben und sich anzeigen zu lassen.

Hat man irrtümlich eine Sprache ausgewählt, kann sie in „Vorhandene Sprachen“ mit Klick auf das Mülleimer-Symbol (Mouse Over hinter der Sprache) wieder entfernt werden.

Hinweis: Sogenannte tote Sprachen wie z.B. Latein sowie Dialekt sollten verwendet werden.

Sobald die ausgewählten Sprachen in „Vorhandene Sprachen“ übertragen sind, können dort die Kenntnisse der jeweiligen Sprache vermerkt werden (Punkte anklicken):

•                 mit vier Punkten werden Sprachen als Muttersprache = „NATIVE“ gekennzeichnet
•                 drei Punkte sind bei guter Kenntnis und fließendem Sprachgebrauch zu wählen
•                 zwei Punkte bei allgemeinen Kenntnissen
•                 ein Punkt bei Grundkenntnissen

Eine Sortierung erfolgt durch das System anhand der vergebenen Punkte, Muttersprachen stehen immer oben.

Mit Klick auf „+ Hinzufügen“ öffnet sich das Fenster „Eintrag hinzufügen“. Dort kann aus den hinterlegten Abschlüssen ausgewählt werden. Zusätzlich sind Beginn und Ende der Ausbildung (oder Haken bei „bis heute“), ggf. eine spezielle Fachrichtung und die entsprechende Ausbildungsstätte anzugeben.
Mit Haken bei „Im Profil anpinnen“ wird dieser Abschluss bei den Personendaten angezeigt, es sollte also immer der höchstwertige Abschluss angepinnt sein.

Neben dem jeweiligen Eintrag erscheint bei Mouse Over ein Stift für Änderungen und ein Mülleimer für Löschungen.

Mit Klick auf den Stift neben „Zertifizierungen“ (Mouse Over) öffnet sich das Fenster „Zertifikate bearbeiten“. Hier kann aus der Zertifikats-Datenbank der passende Vorschlag ausgewählt werden. Im Feld "Ausgestellt von" kann die Organisation eingetragen werden, von der das Zertifikat ausgestellt wurde. Über eine Kalenderfunktion kann jeweils das Datum der Ausgabe sowie die Gültigkeit hinterlegt werden. Via Drag & Drop kann das entsprechende Zertifikatsdokument hochgeladen werden.

Unter dem Bereich Zertifkate besteht die Möglichkeit die folgenden Sprachzertifkate auszuwählen:

• A1 Sprachzertifkat - Deutsch
• A2 Sprachzertifkat - Deutsch
• B1 Sprachzertifkat - Deutsch
• B2 Sprachzertifkat - Deutsch
• C1 Sprachzertifkat - Deutsch
• C2 Sprachzertifkat - Deutsch
• A1 Sprachzertifkat - Englisch
• A2 Sprachzertifkat - Englisch
• B1 Sprachzertifkat - Englisch
• B2 Sprachzertifkat - Englisch
• C1 Sprachzertifkat - Englisch
• C2 Sprachzertifkat - Englisch

Je nach Auswahl kann unter "Ausgestellt von" der entsprechende Aussteller (beispielsweise "Cambridge") eingetragen werden. Des Weiteren kann das erlangte Sprachzertifikat hochgeladen werden sowie ein Datum der Ausstellung angeben werden.

Bei fehlenden Sprachen, gern einen Vorschlag erstellen.

Fehlerhaft oder falsch eingegebene Zertifikate können im Feld „Vorhandene Zertifikate“ mit Klick auf das Mülleimer-Symbol entfernt werden.

Kann man Zertifikate nicht finden, besteht über die Nutzung des Feldes „Suche“ die Möglichkeit einer Anzeige. Ist das gesuchte Zertifikat trotzdem nicht vorhanden, kann über „Vorschlagen“ ein Datensatz mit

• genauer Zertifikatbezeichnung,
• erklärender Webadresse und
• kurzer Beschreibung

eingegeben werden. Dieser Datensatz wird dann überprüft (s. 2.2 Vorgeschlagene Fähigkeiten: certificates).

Mit Mouse Over wird eine Info angezeigt, wofür diese Felder verwendet werden.

Wir nutzen es im Allgemeinen für die Eingabe eines Geburtsdatums im Format „01.01.1980“, da beim Export des Profils nur das Jahr (hier: 1980) erscheint. Im Textfeld wird dazu „Geburtsdatum“ eingegeben.

Projekte können über den Button „+ Hinzufügen“ eingegeben werden. Im Fenster „Projekt hinzufügen“ muss der offizielle Projektname eingegeben werden.
Im nächsten Feld „Kunde“ kann nach bereits hinterlegten Kunden gesucht werden. Ist der Kunde bisher nicht bekannt, erscheint mit dem Hinweis „Keine passenden Daten zu ……“ die Möglichkeit, per Klick auf „Nicht in der Liste?“ den Kundenvorschlag mit Kundenname, URL des Kunden und kurzer Beschreibung (alles am besten aus dem Internet) per Klick auf „Vorschlagen“ an einen Datenkurator weiterzuleiten. Der Vorschlag wird dann von ihm geprüft und genehmigt oder abgelehnt.

Neben dem Kundennamen und der offiziellen Projektbezeichnung sind Rolle, Beginn und Beschreibung notwendige Eingaben.

Die Rolle sollte aus den Stufen

• Junior
• Senior
• Professional
• Expert

ausgewählt werden.

Beginn und Ende des Projektes können mit einem hinterlegten Kalender befüllt werden. Es wird immer der volle Monat angezeigt, auch wenn ein Projektbeginn oder -ende in einem Monat datiert. „Bis heute“ sollte beim letzten/laufenden Projekt angehakt werden.

In der Beschreibung sollte eine aussagefähige kurze Zusammenfassung der Projektziele eingegeben werden, in Sprache die allgemeine Projektsprache. Es stehen DE für Deutsch und EN für Englisch zur Verfügung.

Mit Klick auf „Weiter“ können in einem nächsten Fenster Skills und Sprachen, die für das jeweilige Projekt wichtig sind, eingegeben werden. Sie werden dann mit Klick auf „Fertig“ übernommen.

Ein eingegebenes Projekt kann mit Klick auf das Stiftsymbol geändert oder mit Klick auf das Mülleimersymbol gelöscht werden.

Systembedingt müssen bei Änderungen (Korrekturen oder Ergänzungen) die vorher gemachten Eingaben wiederholt werden. Sie werden nicht automatisch aus der vorherigen Projektanlage vollständig übernommen!

Bei Klick auf „+ Hinzufügen“ öffnet sich ein Fenster „Kompetenzschwerpunkt hinzufügen“. Im Feld „Beschreibung“ kann eine Eingabe gemacht (z.B. Qualität) und eine Sprache ausgewählt werden. Mit „Weiter“ stellt das System eine Auswahl aus der Skilldatenbank zur Verfügung. In den Feldern „Skills“ und „Sprachen“ können mit anklicken des Stiftsymbols Änderungen vorgenommen und andere Auswahlen getroffen werden. Wie in 1.1.4 Skills beschrieben, können dann auch neue Vorschläge eingereicht werden, die von einem Datenkurator zu prüfen sind.

Sind alle notwendigen Angaben vorhanden, werden die Kompetenzschwerpunkte mit Klick auf „Fertig“ übernommen.

Ein eingegebener Kompetenzschwerpunkt kann mit Klick auf das Stiftsymbol geändert oder mit Klick auf das Mülleimersymbol gelöscht werden.

Wenn die Überschrift „Berufserfahrung“ hervorgehoben ist, wird mit Klick auf „+ Hinzufügen“ ein Fenster „Berufserfahrung hinzufügen“ geöffnet.

Eingegeben werden muss eine Rolle, sie sollte aus den Stufen

• Junior
• Senior
• Professional
• Expert

ausgewählt werden.

Im nächsten Feld „Unternehmen“ ist die offizielle Firmierung einzugeben, dann Beginn und Endedatum der Tätigkeit für dieses Unternehmen (oder Haken bei „bis heute“), ggf. eine kurze Beschreibung und die Firmensprache.
Sind alle notwendigen Angaben vorhanden, wird die Berufserfahrung mit Klick auf „Fertig“ übernommen.
Eine eingegebene Berufserfahrung kann mit Klick auf das Stiftsymbol geändert oder mit Klick auf das Mülleimersymbol gelöscht werden.